袴田様 「花王の研究開発部門で、知的財産業務における権利化活動等のサポート、確認作業、各種コーディネートなど、多岐にわたる業務を行っています。」

桑原様 「私は、研究開発部門における、総務業務を担っています。研究員の困りごと対応や、保守、経理関係などの支援を行っています。研究データの保全方法も研究運営に関わるため、検討を行っています。」

大木様 「私の所属する情報システムセンターでは、社内で利用されるさまざまなツールやBoxなどのストレージサービスの導入・運用を担っています。」

花王株式会社では、知的財産部門と研究開発部門が連携して、証拠保全やデータ管理の体制を長年にわたり構築・運用してきました。業務の高度化や組織の変化に対応しながら、常に最適な方法を模索し続けてきた点は、同社の先進的な姿勢を象徴しています。
しかし、従来の運用では、システムの切り替えや担当者の異動・退職時に運用ルールの見直しが必要となるなど、継続性や利便性の面で課題が顕在化していました。さらに、電子公証サービスや電子ノートの導入経験もありましたが、研究員がシステムにあわせた対応が必要なために現場での運用や管理の難しさから、より柔軟で持続可能な仕組みが必要とされていました。

袴田様 「以前から、必要な場面で証拠として使う、保全しなければいけないという状況があり、会社の体制を整えてきた経緯があります。ただ、使い勝手が悪いところや、十年単位で切り替える必要がある、システムの変更時に運用を見直す必要があるなど、課題はありました。」

こうした課題を受け、花王株式会社は新たなデータ保全システムの検討を開始しました。現場の声を反映しながら、より効率的かつ安心して運用できるPCEの導入へと踏み切りました。

PCE導入時には、膨大なデータ量への対応や、どのデータを保全対象とするかのルール決めを行いました。各研究所や部署ごとに、保全対象となるフォルダの運用や管理方法を工夫し、必要に応じて相談しながら運用を進めています。

大木様 「どこを対象にするか？（＝どのデータやファイルを保全の対象にするか）を決めるのは、社内で検討すべき重要な課題ですが、それ以外の設定作業は非常にシンプルで、システム上の操作だけで完了します。そのため、導入後は非常に楽に運用できています。」

また、PCEの運用にあたっては、研究所ごとに管理方法を工夫し、必要に応じてルールの見直しや改善を重ねています。

PCEの最大の特徴は、既存のBoxストレージとの高い親和性と、ユーザー負担の少ない運用設計です。他社システムと比較しても、現場の負担が少なく、導入後の運用もスムーズに進んだ点が評価されています。

袴田様 「従来のシステムは手間がかかっていましたが、PCEは既に全社で使用していたBoxに連携するだけで自動的に保全できるので、ユーザー目線で非常に使いやすいと感じました。」

PCE導入前は、研究員が証拠保全のために毎日や週ごとにサインを記載した紙やPDFをスキャンし、最終ページには上長のサインをもらうなど、煩雑な手続きが必要でした。さらに、従来の電子公証や公証人立会い方式では、データ量の制限や切り替え時の手間も大きかったと言います。
PCEの導入によって、研究員は「何もする必要がない」、つまり、日常に行っている研究活動についてBoxにデータを保存するだけで自動的に保全が完了する運用が実現しました。

桑原様 「研究員が意識して特別な行為をする必要がないというのは、非常に大きなメリットです。Boxに入れさえすればすべてタイムスタンプを付与してくれるというのは、手間が本当に少なくなったと思います。」

従来の方法では、公証人の立会いによる証拠保全、その場合のデータ量の制限、電子公証システムの切り替え時の煩雑さなどが課題でしたが、PCEではこうした負担が大幅に軽減され、現場の利便性が向上しています。

袴田様 「知財でも証拠を残しておきたいときに、従来は必要な情報のタイムスタンプの日付等の証拠収集時の確認、必要な場合の公証人の立ち合いによる証拠保全など、作業が多く発生していました。また、従来のシステムでは大量に保全された研究成果からの必要な証拠の検索にも手間がかかるため、保全したデータの活用場面でも使いづらさを感じていました。」

現場の声を反映したPCEの運用は、従来のアナログな手続きや他システムと比べて、効率的で負担の少ない仕組みとして評価されています。